Manual do LCT-One

1. Introdução

O LCT-One é o sistema de gestão de transporte (TMS) da LCT Transportes. Ele acompanha toda a operação: desde o primeiro contato comercial com o cliente, passando pela liberação do motorista e execução da viagem, até o fechamento financeiro. Este manual explica, passo a passo e em linguagem simples, como usar cada tela do sistema no seu dia a dia.

O que você consegue fazer no sistema

• Cadastrar clientes, motoristas, veículos e parceiros
• Conduzir uma venda do primeiro contato até a proposta aprovada e a conversão direta em processo
• Acompanhar cada operação de transporte em 8 etapas, da abertura ao encerramento
• Liberar motoristas com um checklist de segurança (Gerenciamento de Risco)
• Emitir e controlar CT-e e MDF-e
• Controlar contas a pagar/receber, faturas, comissões e a saúde financeira da empresa
• Organizar tarefas de cada equipe e receber alertas do que precisa de atenção
• Acompanhar indicadores de resultado (BI) em tempo real

2. Primeiro acesso

Você recebe um e-mail e uma senha de acesso da pessoa responsável pelo sistema na sua empresa (administrador). Com esses dados, acesse a tela de login do LCT-One no navegador.

1. Abra o endereço do sistema no navegador (peça o link ao administrador, caso não o tenha).
2. Informe seu e-mail e senha e clique em Entrar.
3. Na primeira vez, você já cai direto no Dashboard — a tela inicial com a visão geral do que está acontecendo na empresa.
4. Se esquecer a senha, procure o administrador do sistema (perfil Administrador, menu Sistema → Usuários) para redefini-la.

O que você vê depois de entrar

• Menu lateral esquerdo: todos os módulos que o seu perfil de acesso permite usar, organizados por área.
• Busca no topo do menu: digite o nome de um módulo para encontrá-lo rapidamente.
• Sino/alertas e ícone do manual no cabeçalho: acesso rápido a notificações e a este manual.
• Seu nome e foto no rodapé do menu lateral: clique para trocar de tema (claro/escuro), abrir Configurações ou sair do sistema.

Perfis de acesso (o que cada pessoa pode ver e fazer)

Cada usuário tem um perfil que define quais módulos aparecem no menu e o que ele pode fazer (só ver, ou também criar/editar/excluir). Um mesmo usuário também pode receber permissões extras pontuais, configuradas em Sistema → Usuários.

Senha de todos os usuários de teste: lct123.

3. Como o sistema está organizado

O menu lateral agrupa as telas em sete áreas. Você só vê as áreas e módulos liberados para o seu perfil.

Cada etapa do processo operacional tem uma equipe responsável (Operação, Documentação, GR ou Financeiro). Isso aparece em vários lugares do sistema: nas tarefas do módulo Atividades, nos alertas e no acompanhamento da operação.

4. Cadastros mestres

Antes de criar uma proposta ou operação, os dados de clientes, motoristas e veículos precisam estar cadastrados. São a base de tudo no sistema.

Empresas (Cadastros → Empresas)

1. Clique em Nova Empresa.
2. Informe nome, CNPJ, categoria (Cliente, Transportadora, Terminal, Armador etc. — uma empresa pode ter mais de uma categoria ao mesmo tempo), endereço completo e cidade/UF.
3. Se a empresa fizer parte de um grupo com outras unidades, selecione a Empresa Matriz — o painel mostra a lista de filiais vinculadas a cada matriz.
4. No painel de detalhe, é possível cadastrar contatos por área (Comercial, Financeiro, Fiscal, GR...) e registrar observações importantes sobre o cliente.
5. Em Documentos, anexe contratos e certidões com número e validade — o sistema avisa automaticamente quando estiverem perto de vencer (Central de Alertas).
6. Use o botão Bloquear quando um cliente não puder mais operar (ex.: inadimplência) — a empresa fica sinalizada em todo o sistema até ser desbloqueada.
7. Em Responsáveis padrão por equipe, defina quem de cada equipe (Operação, Documentação, Financeiro...) deve cuidar por padrão dos processos desse cliente — isso pré-preenche as tarefas quando uma proposta dele for aprovada.

Motoristas (Cadastros → Motoristas)

1. Clique em Novo Motorista.
2. Preencha CPF, CNH, categoria da CNH, telefone e o tipo de vínculo com a empresa (próprio, agregado, terceiro...).
3. Ao salvar, o sistema cria automaticamente 6 verificações de segurança para esse motorista (CNH, documento do veículo, seguradora, gerenciadora de risco, bloqueios internos e vencimentos) — elas aparecem no módulo Gerenciamento de Risco para análise.
4. Em Documentos, envie o PDF da CNH: o sistema lê o arquivo e já sugere os dados e a validade, para você só confirmar.
5. Renove documentos vencidos direto na lista, editando a validade sem precisar enviar um arquivo novo.

Veículos (Cadastros → Veículos)

1. Cadastre placa, RENAVAM, tipo (cavalo mecânico, carreta etc.), capacidade e o motorista vinculado.

Referências logísticas (Cadastros → Referências)

Aqui você mantém as listas que aparecem nos formulários de proposta e operação: tipos de carga, localidades (origem/destino) e terminais portuários. Cadastrar aqui evita digitar o mesmo nome de formas diferentes em cada proposta.

5. Comercial: da proposta ao processo

No LCT-One não existe um cadastro separado de "oportunidade" nem uma etapa intermediária de "pedido": tudo começa na Proposta, que acompanha o cliente desde o primeiro contato até a aprovação, e vira Operação (processo) direto.

Passo a passo no módulo Propostas

1. Acesse Comercial → Propostas.
2. Clique em Nova Proposta: escolha o cliente, o vendedor, descreva o serviço, informe o valor e o percentual de comissão. A proposta nasce em Prospecção.
3. Conforme a negociação avança, use o select de Status no rodapé do painel (Prospecção → Em andamento → Enviada → Aprovada ou Recusada, com motivo). O envio ao cliente por e-mail é feito pela ação Enviar por e-mail; o select só registra o andamento no funil.
4. Quando a proposta é aprovada, o painel de Responsáveis aparece: escolha quem de cada equipe (Operação, Documentação, Financeiro...) vai tocar esse cliente — o sistema já sugere quem é responsável padrão daquele cliente, se estiver configurado em Empresas.
5. Use Baixar PDF para gerar o documento da proposta e Duplicar para reaproveitar uma proposta parecida em um novo negócio.

Da proposta aprovada até a Operação

1. Com a proposta Aprovada e os responsáveis do processo definidos, clique em Converter em Processo no rodapé do painel da proposta.
2. O sistema cria a Operação diretamente a partir dos dados da proposta — a partir daqui a equipe operacional assume o processo.

Tarifário (Comercial → Tarifário)

Tabela de preços de compra e venda por rota, cliente e tipo de carga, com a margem calculada automaticamente. Use como referência ao montar o valor de uma proposta ou negociar com um fornecedor de frete.

Visão Comercial (Comercial → Visão Comercial)

Painel só de acompanhamento: mostra o funil completo de propostas, o ranking de vendas por vendedor e o comissionamento calculado automaticamente sobre as propostas aprovadas no período — sem precisar preencher nada manualmente.

6. Operação: as 8 etapas do transporte

Toda operação criada a partir de uma proposta convertida percorre um processo de 8 etapas fixas, visível em Operações (em lista ou em Kanban).

1. Pedido Recebido — equipe responsável: Operação
2. Documentos Validados — equipe responsável: Documentação
3. GR Aprovado — equipe responsável: GR
4. Motorista Liberado — equipe responsável: Operação
5. Execução da Operação — equipe responsável: Operação
6. Comprovantes Anexados — equipe responsável: Documentação
7. Financeiro Conferido — equipe responsável: Financeiro
8. Encerramento Concluído — equipe responsável: Operação

Como avançar uma operação

1. Abra a operação (na lista ou no Kanban).
2. No painel de detalhe, use o botão Avançar para [próxima etapa] — o sistema só libera o avanço se os pré-requisitos daquela etapa estiverem cumpridos (ex.: documentos anexados, GR aprovado).
3. O Painel de pendências dentro da operação mostra exatamente o que falta para avançar.
4. Cada mudança de etapa gera automaticamente uma notificação para a equipe interessada.

O que acontece sozinho ao criar uma operação

• As 6 verificações de GR do motorista são criadas para essa operação
• A receita da operação é registrada (com o imposto estimado já calculado)
• Uma conta a receber do frete é lançada no Financeiro (vencimento em ~30 dias)
• A torre de operação recebe um aviso de nova operação
• Tarefas são abertas para Documentação (validar documentos) e para GR (validar consultas)

7. GR, terminais e rastreamento

Gerenciamento de Risco (GR)

1. Acesse Gerenciamento de Risco.
2. Para cada motorista, veja as 6 verificações com status Pendente, Aprovado ou Reprovado.
3. Clique em Aprovar ou Reprovar em cada item pendente, informando protocolo e, se precisar, anexando uma evidência.
4. Reprovar uma verificação bloqueia automaticamente o motorista até que a situação seja resolvida.

Terminais Portuários

• Cadastre a janela de retirada/devolução do container vinculada à operação (o número do container já vem preenchido a partir da operação).
• Use Reservar e depois Confirmar, informando o protocolo obtido no portal do terminal — o sistema não consulta o terminal automaticamente, então esse protocolo precisa ser conferido por lá.

Rastreamento

Mostra a última posição registrada do veículo em um mapa. As posições são cadastradas manualmente (ou recebidas por integração, quando configurada) — não é um rastreamento por satélite ao vivo enquanto nenhum provedor de GPS estiver conectado em Configurações.

Viagens

Agrupe várias operações em uma única viagem (mesmo motorista/veículo), acompanhando as etapas de coleta e entrega até a conclusão.

8. Fiscal: CT-e e MDF-e

O módulo Fiscal tem 5 abas: Dashboard (visão geral), CT-e, MDF-e, Documentos e Configurações.

• Cadastre o CT-e com remetente, destinatário, motorista, veículo e peso da carga.
• Clique em Autorizar e informe a chave de 44 dígitos e o protocolo que você recebeu no emissor fiscal usado pela empresa — isso já gera automaticamente a conta a receber correspondente no Financeiro.
• Clique em Averbar depois de fazer a averbação do seguro, informando o protocolo obtido junto à seguradora.
• Cancelar exige uma justificativa e remove a conta a receber, se ainda estiver aberta.
• Um MDF-e agrupa vários CT-e autorizados do mesmo motorista/veículo; use Encerrar viagem ao final do transporte.
• Na aba Documentos, filtre por cliente, data ou status e baixe os arquivos (XML/DACTE) anexados.
• Em Configurações, defina ambiente, numeração, RNTRC e os dados do certificado digital por filial.

9. Financeiro: contas, faturas e pagamentos

Contas & DRE (Financeiro → Contas & DRE)

1. Aba Contas a Receber: acompanhe os títulos gerados pelas operações e faturas.
2. Aba Contas a Pagar: registre despesas como adiantamentos e custos de fornecedores.
3. Para dar baixa em um título (registrar o pagamento/recebimento), use o botão de pagar/receber na própria linha — é possível dar baixa parcial.
4. Aba DRE: veja o resultado (receitas menos custos) por período, por filial ou por centro de custo.

Faturamento (Financeiro → Faturamento)

1. Clique em Nova Fatura, escolha o cliente e a competência (mês/ano).
2. O sistema lista as operações desse cliente que ainda não foram faturadas — marque as que devem entrar na fatura.
3. A fatura nasce em Rascunho; clique em Emitir para gerar o título único de conta a receber correspondente (evita cobrar a mesma operação duas vezes).
4. Depois de enviada ao cliente, marque como Enviada; use Cancelar se necessário (só é permitido antes de haver qualquer recebimento).
5. Baixe o PDF da fatura pronta pelo botão de download na lista.

Pagamentos a Terceiros (Financeiro → Pagamentos a Terceiros)

1. Use esta tela para pagar fretes rodoviários feitos por terceiros/agregados.
2. Informe o favorecido e o valor bruto e clique em Calcular retenções — o sistema calcula automaticamente o INSS, o SEST/SENAT e mostra o valor líquido a pagar.
3. Marque a opção para gerar a conta a pagar correspondente e clique em Registrar.
4. Quando o pagamento sair, marque como Pago na lista.

Conciliação Bancária (Financeiro → Conciliação Bancária)

• Importe o extrato do banco em arquivo OFX — o sistema mostra uma pré-visualização antes de confirmar a importação.
• Para cada movimento importado, o sistema sugere o título correspondente (por valor, data próxima e descrição).
• Ao conciliar, o movimento é vinculado e o título é baixado automaticamente.

Contratos de motorista (dentro de Contas & DRE)

Cadastre o contrato do motorista, registre adiantamentos e anexe o RIC (Recibo de Início de Carregamento). Enquanto o saldo do contrato estiver bloqueado (RIC pendente ou documentos não validados), o pagamento correspondente não pode ser baixado — isso evita repasses antes da hora.

10. Frota, alertas e follow-up

Frota & Manutenção (Gestão → Frota & Manutenção)

• Registre cada abastecimento (litros, valor, km rodado) — o sistema calcula o consumo médio (km/L) automaticamente por veículo.
• Cadastre ordens de manutenção com data prevista; a tela avisa quando uma manutenção está para vencer.
• É um controle interno: não há integração com postos de combustível ou oficinas.

Central de Alertas (Gestão → Central de Alertas)

Reúne em um só lugar tudo que precisa da sua atenção: documentos vencendo, títulos financeiros atrasados, clientes bloqueados, propostas perto de expirar e outras pendências do sistema, organizados por severidade (Crítico, Alto, Médio, Informativo). Clique em Abrir em qualquer alerta para ir direto ao registro correspondente.

Follow-up

• Use modelos prontos de mensagem para eventos como mudança de status, atraso ou conclusão de uma operação.
• O canal E-mail envia de verdade quando há um servidor de e-mail configurado em Configurações; se não houver, o sistema registra o envio como pendente para você fazer manualmente.
• WhatsApp e SMS ainda são registrados manualmente: você envia por fora e clica em Registrar envio para manter o histórico.

11. Atividades e indicadores (BI)

Módulo Atividades

• Aba Minhas: as tarefas em que você é o responsável.
• Aba Equipe: as tarefas de toda a sua equipe.
• Aba Gestão (administradores): visão ampla de todas as tarefas do sistema.
• Abra uma tarefa para mudar status, prioridade ou registrar um comentário de andamento.
• Quando a tarefa for do tipo enviar e-mail (por exemplo, avisar o cliente que a proposta foi aprovada), clique nela para abrir o rascunho já pronto — revise o destinatário, assunto e corpo do e-mail e clique em Enviar agora para disparar de verdade.

BI & Indicadores

• Aba Movimentações: margem por operação, com exportação em CSV.
• Aba Rentabilidade: margem por rota e concentração por fornecedor — ajuda a ver onde a empresa ganha ou perde dinheiro.
• Aba Metas: cadastre metas mensais (KPIs); o próprio sistema atualiza o valor realizado todos os dias.
• O Dashboard inicial já mostra o realizado x meta do mês atual.

12. Usuários, permissões e configurações

Usuários (Sistema → Usuários — só administradores)

• Cadastre um novo usuário com nome, e-mail, senha inicial e perfil de acesso (veja a tabela de perfis na seção 2).
• Se alguém precisar de acesso extra a um módulo além do que o perfil normalmente permite, use a grade de Permissões extras, marcando módulo por módulo o que essa pessoa pode ver, criar, editar, excluir ou exportar — sem precisar mudar o perfil de todo mundo.
• Edite ou exclua um usuário pelos botões da lista.

Configurações (Sistema → Configurações)

• Aba Integrações: cadastre as credenciais de serviços externos (servidor de e-mail, SEFAZ, banco, GPS, terminais, seguradora). O botão Testar confere a conexão de verdade para o servidor de e-mail (SMTP); para os demais, hoje ele só confirma que o formulário foi preenchido corretamente.
• Aba Equipes: organize as equipes (Operação, Documentação, GR, Financeiro, Comercial), definindo líderes e membros.
• Aba Estrutura: cadastre filiais e centros de custo, usados para separar receitas e despesas por unidade da empresa.
• Aba TMS: ligue/desligue regras do processo operacional, como exigir documento fiscal antes de liberar uma etapa.
• Aba Automações: crie regras simples (ex.: notificar alguém quando algo acontece) sem precisar do editor visual de fluxos. Aqui também fica o interruptor Envio 100% automático (sem revisão humana) para e-mails de proposta aprovada — por padrão, todo e-mail passa por revisão antes de ser enviado.

13. Motor de Fluxos (para administradores)

O menu Sistema → Fluxos abre um editor visual onde é possível ver e ajustar os processos automáticos do sistema — por exemplo, o que acontece quando uma operação muda de etapa, ou quais tarefas são criadas quando um motorista é cadastrado.

• Cada fluxo é desenhado como um diagrama: um gatilho (o que dispara o processo) ligado a ações (criar tarefa, enviar notificação, registrar algo).
• Alterações feitas no editor só valem depois de clicar em Publicar.
• Não é necessário entender de programação para usar esta tela — pense nela como um organograma de "quando X acontece, faça Y".

14. Roteiro guiado de demonstração

Se o sistema estiver com os dados de exemplo carregados, siga este roteiro para conhecer o ciclo completo — comercial, operacional e financeiro — na prática.

Checklist passo a passo

1. Entre com o usuário da Diretoria e confira os indicadores no Dashboard.
2. Vá em Comercial → Propostas: veja a proposta já aprovada e a que ainda está em prospecção.
3. Abra a operação de exemplo e confira em que etapa ela está e o que falta para avançar.
4. Vá em Atividades e veja as tarefas já criadas automaticamente para Operação, Documentação e GR.
5. Entre com o usuário de GR e aprove as verificações pendentes do motorista de exemplo.
6. Volte à operação e avance para as próximas etapas, agora que o motorista está liberado.
7. Em Terminais, confira a janela cadastrada e teste o botão Confirmar.
8. Em Rastreamento, veja a posição registrada; em Fiscal, veja o CT-e de exemplo.
9. Em Financeiro, veja a conta a receber do frete e a conta a pagar do adiantamento.
10. Em Follow-up, registre um envio e veja as notificações geradas pelo sistema.
11. Continue avançando as etapas até o Encerramento e dê baixa nos títulos pendentes.
12. Termine em BI para ver a margem e os indicadores dessa operação já encerrada.

15. O que já funciona e o que ainda depende de integração

O LCT-One foi construído para funcionar 100% de forma manual/interna primeiro, e ganhar integrações automáticas com serviços externos depois. Isso significa que nada no sistema "finge" um resultado — quando falta uma integração, a tela pede para você registrar a informação manualmente (ex.: um protocolo, uma chave fiscal), em vez de simular um sucesso falso.

16. Referência rápida

Precisa de ajuda que não está neste manual? Fale com o administrador do sistema na sua empresa.